YouTubeでも発信中!

社内SE向け、社内告知のやり方について

告知をしてもすっとぼけるユーザー.を倒したい

僕は都内で社内SEをしています。

先日、こういったツイートをしました。

意外と反響があったので、深堀りしていきます。

社内SEをしていると、いろんな告知を社内に流します。
例えば、

  • 【全社員対象】パソコン置き換えのお知らせ
  • 【重要】システムメンテナンスのお知らせ
  • 【要対応】タブレット端末棚卸しのお知らせ

みたいな感じ。

自分で書いてても、
「読みたくねー」
って思います。(笑)

告知をしても、ユーザーがちゃんと認識してくれていないと、
「そんなの聞いてない!」
とかいって、怒り出す人もちらほら。
※きっと、知らないフリもありますよね。

この問題の本質に触れつつ、僕が現場で行っている工夫について、お話していきます。

 

実際に僕が経験したこと

実際に僕が経験したことなんですが、とある告知を社内ポータルサイトで行ったところ、後日
「そんなのは聞いてないよ、大事なことはメールしてくれないとわからないだろ!」
って怒られたことがあります。

告知内容は、とあるシステム対応の説明会開催のお知らせ。
ユーザーは説明会の直前まで告知を知らず、いきなり部長から
「行ってこい」
と言われて、怒っていました。

それを説明会の質疑応答でぶつけてきたので、参加者の前で僕は恥をかきました。

一方で、こんな経験もしました。
パソコンの設置をするため、メールで毎週のように
対象者に連絡 → パソコン設置
を実施している時期がありました。

みなさん社内ポータルサイトよりはメールのほうが見るようで、一見順調でした。
しかし、

  • 部長クラス以上
  • めっちゃ忙しい人

は、全然メールを見てくれない問題が発生しました。

「すみません、パソコンを設置しに来たんですが。ガサッ」
→「え?メール?見てないよそんなの」
→「あー、なんかメール来てた気がするんですが、まだ読んでないです。。」

パソコンの設置をどんどん進めていかなければならないのに、そういったユーザーに対して一人ずつ改めて説明しなければならず、大変な思いをしました。

 

工夫その1:いろんなルートから攻める

先ほど紹介した経験から僕が学んだことは、
「メールだけ→ダメ」
社内ポータルサイトだけ→ダメ」
ということです。

広告じゃないですが、いろんな媒体でユーザーに攻めていかなければならない。
そういうことを知りました。

ユーザーはとぼけます。
告知を見ても、
「うわっ、なんかめんどくさそう。そっと閉じよう。(見なかったことにしよう)」
という人もいるでしょう。

だから、ユーザーの逃げ道を作ってはなりません。
僕は苦い経験をして以来、告知の重要度に応じて、

  • 社内ポータルサイトのみ
  • メールのみ
  • 社内ポータルサイト+メール
  • 社内ポータルサイト+メール+紙で配布

というふうに、告知の媒体量を使い分けています。
その結果、ユーザーからとぼけられることは減りました。

補足MEMO
組織の情報統制がとれている場合は、あなたから上司に相談して、各部に展開してもらう方法もありです。
残念ながら僕の会社の場合は、トップ層がのんびりしていてメール転送しかしないので、意味ないです。
でも、しっかりした会社ならトップダウンが一番強いかと思います。

 

工夫その2:各部,各チームのキーマンをおさえる

いまの会社に来て、社内SEとして3年が経ち、ようやくわかってきました。
それは「キーマン」の存在です。

ここでいうキーマンとは、
「その人に伝えると、その周りの人に伝わる」
という人のことです。

僕の企業の場合は
キーマン = 在籍年数が長く、明るい女性社員
です。
あなたの会社にもきっといるはずです。

すべての部署にいるわけではないですが、そういった社員の方には重点的に説明するようにしています。

例えば、僕が告知をしたあとは、こんなやり取りをします。
僕「告知をした件なんですが、あれこれお願いしますね。」
キーマン「うん、まかせとき。」

実はキーマンとは、社内SEによく質問する人、でもあります。
普段から恩を売っておくことで、告知のときに頼りやすくなります。

僕の場合、キーマンが困って助けを求めてきたら、ほかの人の何倍もサービスしています。
その結果、告知の時はキーマンが、現場でリマインドしてくれたり取りまとめてくれたりと、すごく助かっています。

 

工夫その3:わかりやすく

告知の方法も大事ですが、告知の内容も大事です。

システムの告知って、本来わかりづらいものだと、僕は思います。
でも、それをわかりやすく伝えるのが社内SEの使命とも思います。

特別すごいことでもなんでもありませんが、僕が普段から心がけているのは、以下の2点です。

告知をわかりやすくするコツ
①話の順番を、優先度の高いものから順に書く。
②できれば図とかキャプチャを盛り込む

 

話の順番を、優先度の高いものから順に書く。

ユーザーは忙しいです。
告知なんて読みたくありません。

なので、本当はぜんぶ伝えたいところですが、そこはグッとこらえます。
グッとこらえて、
「最低でも伝えたいこと」
を考えます。

最低でも伝えなきゃいけないことは、
「ユーザーの行動」
です。

「で、オレは何すればいいの?」
というギモンに、1秒でも早く答える告知をするということです。
そのためには、

  • 概要
  • 依頼事項

を前半に持ってくる必要があります。

そのあと、細かい点でなるべく知っておいてほしいことを並べていきます。
もはや読まれなくても仕方のない部分です。

  • 対応内容詳細
  • 補足・注意事項
  • 問い合わせ先

など。
これらは、あとから問い合わせが来ても、グッとこらえるところです。

できれば図とかキャプチャを盛り込む

ポンチ絵なんて時間のムダ?
僕はそうは思いません。

目で見てわかる、というのが一番理解が早いと思います。
時間がないユーザーならなおさらです。

図やキャプチャを、ムダに盛り込むのは確かに非効率です。
どれくらい、時間をかけるべきかは一概には言えません。

  • 言葉だけで通じるのか
  • 図があったほうが、問い合わせが減りそうか(自分が助かる)

あたりを考えて、決断していくと良いと思います。

僕の会社の場合、けっこうリテラシー低めの社員が多いです。
なので、例えば
「仮想PC」
という言葉を初めて使用するときは、やはり絵が必要です。。

理解できないと、人は読むのをやめます。
なので、そこは数を打って経験していくのがいいと思います。

告知する→問い合わせが殺到する→次回から改善

を繰り返していく感じです。